Outils et méthodes coopératives

Aujourd’hui, les entreprises s’appuient sur des outils et des méthodes pour structurer la coopération au sein les équipes ou entre elles. Par ces moyens, elles s’assurent de la qualité des interactions nécessaires à la maitrise de la complexité croissante de l’activité économique. Ces méthodes répondent également à des aspirations personnelles très actuelles : être plus autonome, contribuer à un projet, percevoir un bénéfice personnel, développer une plus grande harmonie personnelle et collective. Elles sont exigeantes car elles demandent de respecter des règles formelles et d’accepter de s’exposer personnellement.

Les outils de communication collaboratifs

Teams, Meet, Slack, Trello, Zoom, … toutes ces solutions informatiques permettant, en temps réel, de partager de l'information, de travailler sur des documents communs et de communiquer avec l’ensemble des équipes. Ce sont des outils évidents de productivité.

Lors de la crise du COVID 19 leur généralisation a démontré leur pertinence. Elle en a aussi montré les limites. Ainsi, l’expérience du télétravail a été instructive sur les conditions dans lesquelles la distance peut amoindrir ou renforcer la solidarité. Les besoins de relations informelles, simplement humaines, entre les salariés d’une entreprise, d’une direction ou d’une équipe apparaissent aujourd’hui plus clairement.

À ce titre, les dirigeants peuvent être amenés à arbitrer sur le bon usage de ces outils, à trouver un équilibre entre fonctionnement à distance et maintien indispensable du lien social. Une réflexion doit s’engager sur ces outils et l’organisation qu’ils supposent, ainsi que leurs règles de fonctionnement internes à l’entreprise ou vis-à-vis des parties prenantes externe. L’enjeu est de trouver le meilleur équilibre entre l’intérêt de l’institution et le bien-être du corps social.

Les démarches de « mise en intelligence collective »

Séance de créativité avec des post-it, codéveloppement, world Café, forum ouvert, PAT Miroir. Chacune de ces méthodes organise les échanges et guide la progression de la réflexion d’un groupe. Plus ou moins sophistiquées, elles font toute appel à un état d’esprit fait d’écoute, de respect de chacun, de prise en compte de la diversité. Elle demande aussi de la discipline. En effet, pour que ces méthodes marchent chacun doit respecter le cadre de référence donné par la méthode.

Les dynamiques de groupe

Au sein de ces méthodes peuvent émerger des phénomènes de dynamique de groupe. Ceux-ci apparaissent quand « l’attachement à la cohésion du groupe, la recherche d’unanimité, l’envie d’être accepté réduisent ou suppriment la capacité des membres à évaluer objectivement des situations et à agir librement ». Ces dynamiques sont connues pour provoquer des décisions et des comportements absurdes. Surtout, elles provoquent l’enfermement de l’équipe, des attitudes artificielles, une perte de liberté et donc une fausse solidarité.

Un groupe rentre dans cette dynamique quand on observe :

1. L’autocensure et l’illusion de l’unanimité. Tocqueville dans son Livre sur la démocratie rappelait : « La tyrannie de la majorité est un frein à l’expression et à l’évolution de l’homme » ;
2. Le sentiment d’invulnérabilité. Il est facile de s’auto-convaincre que l’on est les meilleurs, que l’on est unique. C’est tellement agréable !3.
3. L’émergence d’une « éthique de groupe » créant l’obligation de se faire plaisir, de faire partie du groupe… et stigmatisant (toujours avec bienveillance) ceux qui s’en écarte. Les phénomènes de boucs émissaires sont particulièrement significatifs. Le groupe exclut celui qui « ne joue pas le jeu en ayant le sentiment qu’une fois qu’il sera parti, tout ira mieux » ;
4. La création d’une « pensée de groupe ». On reproduit ce qui s’est déjà fait en s’appuyant sur l’accumulation de situations semblables vécues par des membres pensant de façon identique. On accepte des analyses et des solutions contestables voire médiocres poussées avec constance par une minorité parce qu’elles ont suscité l’enthousiasme de quelques-uns ;
5. La dilution des responsabilités et de l’autorité. Chacun s’abrite derrière la légitimité du groupe. Comme on n’est nécessairement plus intelligent à plusieurs » chacun se range derrière la décision collective.

Condition de réussite de ces méthodes

Ces risques ne doivent pas faire oublier que les méthodes « de mise en intelligence collective » sont particulièrement utiles au bon fonctionnement des entreprises. Cependant il ne suffit pas que ces techniques soient dites « collaboratives » ou « d’intelligence collective » pour y conduire naturellement. Elles reflètent bien souvent l’esprit de l’entreprise, tendant soit à diviser pour régner, soit à collaborer pour mieux la consolider.

Elles seront donc ce que chaque entreprise en fera. Au service d’un bon projet et dans un cadre de règles de vie de qualité elles peuvent créer le meilleur. Voici quelques points d’attention pour en tirer tout le bénéfice possible (Ne pas oublier qu’elles sont consommatrices de temps et d’énergie)

1. Les placer toujours au service d’un objectif qui transcende l’équipe. Les temps de partage et d’échange, aussi exceptionnels et chargés d’émotions positives ne créent pas seuls de la solidarité. C’est l’effort dans l’action commune et le succès autour d’un projet réussi et tout particulièrement des difficultés surmontées qui créent l’unité ;
2. Donner sa place à l’autorité du dirigeant et à la responsabilité individuelle. Une autorité qui veille à ce que le groupe ne s’enferme pas sur lui-même, respecte les règles et l’état d’esprit au service du projet. Tous les team-buildings du monde ne peuvent remplacer l’exercice légitime de la responsabilité du chef ;
3. Ne pas marginaliser l’intelligence individuelle. La réflexion collective facilite une production rapide de contenu et la construction de l’adhésion. La réflexion individuelle permet le recul, l’approfondissement, la structuration et la transgression qui permettent d’agir avec justesse ;
4. Veiller à la liberté de tous et à la recherche de la vérité. Au fur et à mesure que l’on développe ces démarches, faciliter voire développer les temps de discernement personnel, donner toute sa place à la compétence et l’expertise, s’ouvrir sur ce qui se fait à l’extérieur.

Cela concerne particulièrement le dirigeant qui doit faire confiance à son intuition, s’accorder des temps de réflexion, rechercher l’ouverture et éviter le cloisonnement physique ou virtuel, faire un effort permanent de formation et veiller à ne jamais s’habituer pour éviter de vivre le phénomène de la grenouille dans l’eau mise à bouillir.

C’est aussi veiller à ce que personne n’utilise ces méthodes pour instrumenter ou développer une emprise sur ses collaborateurs.

L’esprit créé par ces méthodes peut imprégner la culture de l’entreprise. Les méthodes se transformant en rituels systématiques et le cadre en règles de vie.

Source : Cahier des EDC La solidarité dans l'entreprise